Powerautomate

Met de link https://make.powerautomate.com open je Power Automate in jouw eigen Microsoft 365-omgeving. Je kan jouw eerste stroom/workflow inrichten op drie verschillende manieren, namelijk door een beschrijving te geven van de workflow en deze vervolgens te genereren met Copilot, een sjabloon te kiezen onder het tabblad 'Sjablonen' of door een compleet nieuwe stroom aan te maken onder het tabblad 'Mijn stromen'. Hoewel Microsoft veel middelen investeert in het ontwikkelen van de Copilot integratie in Power Automate werkt deze momenteel nog enigszins beperkt. Zo is het gebruik van Copilot zeker aan te raden voor het ontwikkelen van eenvoudige stromen, maar mocht je complexere stromen willen ontwikkelen dan is het momenteel nog beter om de stroom zelf te ontwikkelen óf alleen de basis door Copilot te laten schrijven.

Een stroom/workflow begint altijd met een trigger, dit is de gebeurtenis die de automatisering start. Met het maken van jouw stroom heb je altijd de keuze uit drie triggersoorten, namelijk: de directe cloudstroom, de geplande cloudstroom en de geautomatiseerde cloudstroom, De directe cloudstroom wordt altijd gestart door een persoon met wie de stroom is gedeeld en dit is een handmatige actie. De geplande cloudstroom wordt automatisch gestart op vooraf vastgestelde tijdstippen, dagen van de week en/of maanden in het jaar. Zo kan je instellen dat de stroom elke maand op een bepaald tijdstip wordt uitgevoerd of zelfs iedere seconde. De geautomatiseerde cloudstroom wordt automatisch geactiveerd op basis van externe gebeurtenissen, zoals het ontvangen van een e-mail met een specifiek onderwerp, het toevoegen van een item in SharePoint, Salesforce of een andere integratie. De mogelijkheden voor de geautomatiseerde cloudstroom zijn oneindig en uit te breiden met jouw eigen ontwikkelde connectoren.

Zodra de trigger is geactiveerd, begint de workflow met het uitvoeren van acties. Deze acties zijn stappen die worden uitgevoerd als reactie op de trigger. Deze acties kunnen variëren van het maken van een nieuw bestand in SharePoint, het versturen van een email in Outlook tot het analyseren en transcriberen van een audiofragment met de AI-hub.

Binnen deze trigger en acties is het mogelijk om voorwaarden op te stellen waaronder bepaalde acties wel of niet uitgevoerd moeten worden, zoals het alleen verzenden van een melding als een e-mail van een specifieke afzender komt. Dit zorgt ervoor dat het model erg flexibel in te richten is. Ook kan je parameters gebruiken in jouw acties van voorgaande acties en triggers. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om een bijlage uit de mail te gebruiken in een volgende actie. Tot slot is het ook mogelijk om door gegevens te itereren. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om de stroom een Excel-document te laten lezen en op elke regel een actie uit te zetten.

Sla de stroom/workflow op en test deze altijd voor implementatie. Zo weet je zeker dat alles goed werkt! Klik hieronder om inspiratie op te doen over verschillende oplossingen binnen Power Automate.